Usina de Ideas para el Fortalecimiento: Presentación Libre de Casos y Experiencia

Registro realizado por MercedesJones

• En el día D de una organización, todo el mundo quiere ser voluntario y aportar. Pero algunos meses pasado el día fundamental de la organización, el voluntariado cae. Uno como organización debe tener en cuenta este recalentamiento de la solidaridad y del trabajo voluntario y planificar las actividades de la organización con este dato en mente.
• La retribución que uno siente como voluntario es contra cultural. La visión sobre el voluntario es que no trabaja simplemente porque no percibe un beneficio económico por ello.
• Hay que planificar y administrar el recurso humano, no importa si sea voluntario o rentado. Es lo mismo.
• Las razones detrás de ir al trabajo entre una persona rentada o voluntaria no son las mismas. El voluntario pertenece y permanece en la organización por una causa.

"A caballo regalado hay que mirarle los dientes"

• Cuando uno necesita voluntarios hay que generar una convocatoria clara de cuáles son los perfiles y aptitudes de las personas que necesitas en tu organización. Esto se aplica también a las donaciones que recibe la organización.
• Hay organizaciones que desarrollan planes y programas para administrar su relación con los voluntarios. Por ejemplo, una entidad afirma que "En nuestra organización estamos definiendo los perfiles de voluntarios que requerimos en base a nuestra experiencia previa. Definimos las tareas, conocimientos requeridos, qué recursos deben venir dados o cuáles les inculcamos nosotros como organización. La selección pasa primero por la persona responsable de los voluntarios (gestión de voluntarios), luego una entrevista con la coordinación de cada uno de los programas (psicólogas pagas). Hay que evitar personas que tienen alguna patología o un enganche patológico con la causa. Sobre todo porque hay ciertas tareas que tienen que ver con relaciones interpersonales. Hay material escrito sobre la tarea, durante un mes realiza tareas observantes, no participa ni habla. Luego del mes, se realiza una evaluación para saber qué le pareció al voluntario y qué percibió la coordinadora. Ahí se decide qué pasa con la persona que ofrece su trabajo voluntario: si sigue, no sigue o se renueva el mes de observaciones. Hay una regla que dictamina que no se puede trabajar como voluntario más de un día a la semana por tres horas. Al menos 6 meses se cumple con esta normativa. También se le exige al voluntario un extra de 3 hs por mes para realizar una reunión de supervisión. Estas reuniones se utilizan también como aprendizaje. Siempre tiene que haber una persona rentada que acompañe al voluntario, porque al rentado se le exige mucho más que al voluntario. Se le exige 20 hs semanales, informes, realiza varias tareas. Existe la Comisión La Matera: comisión de bienvenida. Un voluntario experimentado acompaña al nuevo."
• Se complica la integración de profesionales como voluntarios. Los profesionales suelen consideran que lo saben todo y no se les puede enseñar nada. Cuesta que trabajen como si fuera un trabajo rentado, que respeten reglas y normativas y haya mecanismos de control. Lo que hicieron en el programa de entrega de medicamentos fue conseguir que una farmacéutica realizara un coaching permanente con el voluntariado y les enseñara a trabajar. Hay que generar una cultura organizacional de aprendizaje continuo.
• Es difícil lograr el registro de las actividades con los voluntarios. En nuestra organización faltaba una base de datos en común entre sedes. La excusa fue que no había computadoras en una de las sedes, se puso la computadora e igual no se hacía. Es un tema cultural de la organización. No se logra incorporar la costumbre de volcar datos, pero tampoco se toman las riendas de generar la política por parte de la administración.
• La distribución de funciones y responsabilidades son necesarias. Ir definiendo el objetivo de la ayuda que se acepta aclara el tipo de ayuda que se va a otorgar, permite describir también tareas específicas y claras para cada uno de los involucrados sean rentados o voluntarios. Esto es fundamental.

Suele ocurrir que en las entidades se organiza lo macro de eventos y se olvidan de dividir tareas y cuestiones más específicas.

• El contrato como una práctica a considerar. Luego del mes de observación del aspirante a voluntario, si la relación va a continuar, deben firmar el contrato de voluntariado y se los asegura. También se les otorga la vacunación gratuita. Algunos no lo quieren y deben firmar un papel certificando que lo rechazaron. Definir un contrato significa que están claros los valores y las políticas institucionales respecto de los voluntarios.
• Valores, cultura y políticas. Tiene que haber un decisión específica clara y por escrito de qué se permite o no en una organización, qué se puede o no, si hay confidencialidad o no, si se pagan viáticos o no.

Conviene que existan políticas claras respecto de lo roles, funciones, reconocimientos y beneficios para evitar problemas éticos y conflictos de interés.

• ¿Al voluntario se le deben pagar viáticos? Existen diferentes experiencias según la organización. En la misma entidad puede haber algunos voluntarios que se les paga viáticos, y a otros no. Hay entidades que como los voluntarios van a zonas complicadas, se les paga el traslado, si tienen receta médica se les otorgan medicamentos. Hay un "paquete de beneficios".
• Sucedió que una voluntaria psicóloga comenzó a atender a los pacientes por su cuenta. Una de las propuestas para evitarlo es fijar una política que los profesionales pueden atender a la persona de manera privada pero , con un arancel diferenciado. En otra organización que trabaja con VIH está establecido qué tipo de trabajo en salud mental es sobre VIH. No son mucho más de 3 a 6 meses lo que se trabaja en esta temática. Si surgen otras temáticas en la sesión, puede seguir con la consulta pero de forma privada. Hay una política clara porque también hay una temática clara sobre que es el VIH.
• Lograr que la información que tiene el voluntario sobre la entidad, los pacientes y sus necesidades llegue al cuerpo de gobierno. Existe un micro clima y miopía en los consejos que a veces los voluntarios pueden disipar.

El VIH no te ilumina!!!n

• Por el hecho de ser paciente no se está habilitado automáticamente para ejercer determinadas funciones dentro de una organización. En una entidad las voluntarias eran personas que habían padecido cáncer de mama. Hoy se presenta un dilema: la organización tiene una fortaleza que es la capacidad de identificación del voluntario con el paciente; y, una debilidad, que hay personas que creen que saben todo sobre la enfermedad por el hecho de ser pacientes y abusan de su rol. Habría que revisar este punto. Este año se implementó la capacitación del voluntario. Hubo inconvenientes porque las personas que ya eran voluntarias desde hacía mucho tiempo no querían capacitarse. La organización debe fijar pautas. El que capacita también tienen que capacitarse.La enfermedad -en sí misma- no te genera aptitudes y capacidades de gestión de una entidad.
• Cómo vamos con el proceso? ¿Qué nos falta entender o ver? Recién abrimos la puerta. Nos está faltando la manifestación de la experiencia del día a día del voluntario. Qué significa para el voluntario su trabajo, si lo planifica a largo plazo, qué lo motiva.

Conozcamos al voluntario y que el voluntario nos conozca para ver si nuestra relación va a funcionar, por eso el mes de "prueba". El desarrollo del perfil del voluntario requerido es fundamental. También es importante dónde publicamos la convocatoria.

• Cuando un voluntario describe sus tareas uno puede vislumbrar la cultura de la organización.

Al voluntario hay que respetarle sus tareas. En la relación voluntario-organización hay que respetar pautas. Se deben reconocer y dar a conocer los derechos del voluntario.

• A los derechos del voluntario hay que tenerlos impresos. Tomar en cuenta la “gratificación y la reciprocidad”. Muy importante que conozca la cultura de la organización.

La rotación en las funciones. En la fundación hay una política de rotación del puesto del voluntario. Los voluntarios muchas veces se "atornillan" al puesto.

Capacitación y compromiso Hay que generar compromiso, esto es lo mas difícil ya que las personas ofrecen sus ganas, que no siempre es lo mismo que la responsabilidad de una tarea cumplida de acuerdo al objetivo solicitado, por eso es muy importante, la selección y capacitación, aunque sea mínima, previamente al hecho de encargar una tarea, y la evaluación posterior para detectar los errores factibles de corregir y corregirlos para la siguiente ocasión. La capacitación puede ser dinámica. Por ejemplo, una vez al mes los voluntarios están obligados a reunirse a tomar un café con medialunas o a almorzar para compartir experiencias. El lugar de encuentro de evaluación y confraternizar con el resto de la gente es muy importante. Una vez al mes juntarse todos en un almuerzo y compartir sus experiencias. También los encuentros planificados sirven cuando existen fracturas físicas: equipos en sedes diferentes. Fracturas temporales: equipos de la mañana vs noche, de los lunes vs martes. Hay que saber administrar estas fracturas.

El tema del reconocimiento es importante Hay entidades que tienen categorías de reconocimiento, pero no “el premio”. Hay experiencias divergentes. Algunas entidades consideran el tema del premio como algo sumamente negativo. El reconocimiento no es lo mismo en empresas que en OSC y conviene evaluar de manera muy cuidadosa el tema de los reconocimientos. Un beneficio es apoyar la capacitación constante. Por ejemplo, en una entidad hay una profesora de inglés que va todos los martes a dar clases a los integrantes de la organización. Se apoya las carreras de grado y de posgrado de las personas rentadas y voluntarias. Hay entidades que pueden acceder a créditos fiscales y algunas de ellas están apoyando a la carrera de enfermería a través de becas. Hay diversas funciones o tipos de voluntarios. Hay aquellos que se consideran voluntarios eventuales. Trabajan para ciertos períodos del año o eventos. Así como por otro lado tenemos al voluntario constante.

Nuevos tipos de voluntarios También existe un tipo de voluntariado 2.0, en redes sociales Hay que pensar en voluntariado corporativo. Mano de obra calificada que puede convocarse para situaciones concretas. El problema es el voluntario permanente y su "permanencia". Frente al voluntario permanente hay problemas. En el día a día al tratar a los voluntarios genera varios tipos de problemas. Tanto que muchas veces uno se pregunta: ¿lo mato ahora o dentro de un ratito? Hay que encontrar el incentivo por el cual el voluntario va. Se podría pensar en el voluntario como alguien que va a buscar en una org específica por algo. Pero él no es el principal dador. Hay diferencia entre solidaridad y caridad. La caridad distancia: "yo nunca voy a estar en esa situación. Yo soy dador y gracias a mi curas tu falta". La solidaridad es otra cosa: "el otro es un semejante". El voluntario da y recibe. No se puede juzgar el motivo de nadie para donar su tiempo. Diversidad significa aceptar las razones del otro sin juzgarlas. No podemos denostar a las personas porque no se desgarran las vestiduras por una causa, pero que ayudan a su manera. Necesito a todos con sus diferencias, pero para poder hacer esto debo aceptar primero esas diferencias.

Hay causas más "fashion" que otras. Uno también instala las causas. Aprendamos de lo que está hecho y de lo qué funciona. Aún de las empresas. "La empresa emergente", recomendación para leer. • Qué tipo de cultura deberíamos tener para permitir tener una categoría de voluntario??? • Como pensamos nuestra organización? • Cuál debería ser nuestro plan de voluntariado? • Como deberíamos hacerlo?

Atender procesos no "culpar a las personas" En algunas ocasiones se piensa en términos de las personas involucradas y no en los procesos esto nos lleva a situaciones conflictivas difíciles de resolver, cuando nos tenemos que centrar en definir y poner en marcha procesos.