Comunidades de Practica en Organizaciones Modernas
Stan Garfield StanGarfield: APQC me invitó a compartir en el blog mis reflexiones sobre el Informe de la Encuesta de Comunidades de Práctica en Organizaciones Modernas de 2025. Tras revisar los detalles del informe, presento mi opinión sobre los resultados. En la mayoría de las secciones a continuación, he incluido primero las opciones de respuesta de la encuesta para proporcionar contexto adicional, seguidas de mis comentarios.
APQC (Centro Americano de Productividad y Calidad) es la principal autoridad mundial en benchmarking, mejores prácticas, mejora de procesos y rendimiento, y gestión del conocimiento (GC). Con más de 1000 organizaciones miembro en todo el mundo, APQC proporciona la información, los datos y los conocimientos que las organizaciones necesitan para respaldar la toma de decisiones y desarrollar habilidades internas
Modelo organizativo de la CoP
Solo el 23% de los encuestados indicó utilizar el modelo 3 ( formal, a nivel empresarial ), la mejor opción. Los demás modelos (funcional, tanto informal como formal, así como a nivel empresarial, pero aplicados informalmente) resultan en comunidades redundantes que no logran conectar a las personas de diferentes organizaciones. La financiación puede provenir de las funciones, pero la gobernanza debe estar a nivel empresarial.
Objetivos principales de la CoP para la organización
Desarrollar y difundir prácticas, directrices y procedimientos probados Fomentar la colaboración y el intercambio entre geografías Mejorar la creación de redes y el desarrollo profesional Proporcionar un foro para la resolución de problemas y el aprendizaje diarios. Innovar y crear ideas, conocimientos y prácticas innovadoras. Asegúrese de que el conocimiento crítico se reutilice en toda la organización Identificar y priorizar áreas de conocimiento crítico Organizar, gestionar y administrar conjuntos de conocimientos Todos estos son objetivos admirables, pero solo el 55 % mencionó el número 4 (resolución de problemas y aprendizaje diarios), que debería ser un objetivo fundamental para la mayoría de las comunidades. También ampliaría el número 2: fomentar la colaboración y el intercambio entre geografías y organizaciones.
Requisitos para lanzar una CoP dentro de las organizaciones
Identificar participantes potenciales Alinearse con una prioridad empresarial Crear una carta Asegurar roles clave en la CoP Identificar una agenda y temas iniciales a cubrir Además de estos requisitos, también se podrían responder estas preguntas:
¿Existe alguna comunidad que cubra el tema o alguna relacionada? ¿El tema está definido utilizando una terminología ampliamente entendida? ¿Es probable que la gente quiera unirse en número suficiente para alcanzar la masa crítica (100 o más)? Deberían identificarse con ella: considerarse especialistas en ella. ¿Está dispuesto el líder de la CoP a dedicar el tiempo que lleva liderar una comunidad? ¿Está dispuesto el líder de la CoP a medir la comunidad según los indicadores de salud establecidos (por ejemplo, actividad y membresía)? Entonces, si la respuesta a la pregunta 1 es "no" y las respuestas a las preguntas 2 a 5 son "sí", se debe aprobar la nueva comunidad. De lo contrario, se debe usar una comunidad existente.
Hay cinco elementos que las comunidades necesitan ( SMILE ):
Asignatura : Una especialidad para aprender y/o colaborar sobre ella Miembros : Personas interesadas en el tema. Interacción : reuniones, llamadas y debates Líderes : Personas apasionadas por el tema que se dedican a crear, construir y sostener una comunidad. Entusiasmo : Motivación para participar y dedicar tiempo a colaborar y/o aprender sobre el tema. Funciones establecidas para apoyar los esfuerzos de la CoP
Expertos en la materia, grupo central de miembros, líder(es) formal(es) de la comunidad de práctica (CdP), moderador o facilitador, patrocinador ejecutivo, gestor de contenido, rol de soporte de TI y bibliotecario. Todos estos roles son útiles y no necesitan ser desempeñados por personas separadas. Las comunidades pueden tener éxito con solo líderes y miembros. El líder también puede desempeñarse como moderador, facilitador, gestor de contenido, soporte de TI y bibliotecario. Los miembros pueden ser expertos en la materia y miembros centrales.
Habilidades y capacidades más importantes para un líder de CoP exitoso
Pasión por el tema, habilidades de facilitación, profesional activo en la comunidad de práctica (CdP), capacidad de liderazgo, gestión del cambio y habilidades de comunicación. Los encuestados indicaron un 43% de pasión por el tema, un 40% de habilidades de facilitación y un 35% de profesional activo, valores que considero razonables e importantes para el éxito de una CdP.
Formas de alentar/facilitar la participación de las personas en una comunidad de práctica
Promover una cultura que fomente y apoye la participación, comunicando su importancia para su trabajo, haciendo de la participación una oportunidad de desarrollo profesional, y recompensando y reconociendo la participación. También añadiría "establecer metas formales de desempeño para la participación" y "establecer requisitos de ascenso para la participación activa".
El 30% informó que su organización no proporciona explícitamente recursos ni procesos para fomentar la participación, y solo el 22% la recompensa y reconoce. Estos resultados son decepcionantes.
Factores críticos de éxito necesarios para sostener un programa de CoP
Participación de los miembros, cultura de la organización, apoyo del liderazgo organizacional, alineación con los objetivos empresariales y liderazgo dentro de las comunidades de práctica. El 57 % eligió "participación de los miembros", pero esto necesita una mejor definición. Esto no significa que todos los miembros deban publicar en foros en línea, sino que deberían prestar atención a los foros y actividades de la comunidad. Con esta definición, la cifra debería ser cercana al 100 %.
Los factores críticos de éxito para un programa comunitario incluyen:
Hay una única comunidad global e interfuncional disponible para cada especialidad y función principal. Todos pertenecemos al menos a una comunidad , incluida la más relevante para nuestro trabajo. Todos los miembros de la comunidad prestan atención a las discusiones y actividades. Se utiliza una única plataforma , ideal para comunidades, para todas las CoP. Por ejemplo, en el entorno de Microsoft 365, se utiliza Engage en lugar de Teams. Hay un directorio único de comunidades que enumera todas las CoP y contiene enlaces a sitios donde las personas pueden ver debates en línea y unirse. Para las comunidades individuales, son:
Tema atractivo : Los miembros y los miembros potenciales deben sentir pasión por el tema de la colaboración y debe ser relevante para su trabajo. Masa crítica de miembros : normalmente se necesitan al menos 100 miembros, aunque 200 es un objetivo mejor. Líder comprometido : El líder de la comunidad debe conocer el tema, tener energía para estimular la colaboración, tener tiempo suficiente para dedicarse al liderazgo y luego dedicar tiempo regularmente a aumentar la membresía, alinear oradores, organizar llamadas y reuniones, hacer y responder preguntas y publicar información que sea útil para los miembros. Eventos regulares : conferencias telefónicas o reuniones en persona Discusiones activas en línea : publicaciones periódicas, respuestas múltiples y ninguna pregunta sin respuesta. Número de CoP activas en una organización
El 35 % reportó tener entre 1 y 5 comunidades, y el 24 % reportó más de 20. Si las primeras son organizaciones pequeñas y las segundas son grandes, estas cifras son coherentes. El número ideal de comunidades es exactamente una por cada tema importante para la organización y su gente, para el cual exista suficiente número de miembros potenciales para alcanzar una masa crítica.
Para organizaciones pequeñas (menos de 200 personas), esto podría ser una sola comunidad. Para empresas grandes, podrían ser 20 o más. Una empresa debería tener un número menor de comunidades, cada una con un mayor número de miembros. Una única comunidad grande para cada tema importante, utilizada para la colaboración entre todas las organizaciones y geografías, es más eficaz que tener muchas comunidades pequeñas separadas para cada posible subconjunto del tema.
Áreas temáticas de enfoque de la CoP
El 55 % afirmó tener una comunidad de gestión del conocimiento. También es positivo contar con una comunidad de community managers para enseñarles a liderar una comunidad y facilitar el intercambio y el aprendizaje entre los miembros.
A continuación se muestran los tipos de comunidades con ejemplos de cada una ( TRAIL ):
Tema (por ejemplo, Gestión del conocimiento, Inteligencia artificial) Rol (por ejemplo, Gerente de proyecto, Gerente de comunidad) Audiencia (por ejemplo, reclutas, mujeres) Industria (por ejemplo, fabricación, telecomunicaciones) o cliente (por ejemplo, Unión Europea, gobierno federal de EE. UU. ) Ubicación (por ejemplo, Canadá, Reino Unido) Cómo se involucran los empleados en las CoP
El 73 % indicó que sus comunidades de práctica son voluntarias, lo cual es positivo. El 56 % indicó que solo se aceptan por invitación, lo cual no es así. El 30 % indicó que son obligatorias, lo cual es positivo si significa que las personas deben unirse al menos a una comunidad, pero no están obligadas a unirse a una específica. Es problemático cuando se agrega a personas a comunidades sin su consentimiento.
Las comunidades deben ser abiertas a todos y voluntarias. Es deseable exigir la participación en al menos una comunidad, pero la decisión de unirse debe ser una decisión de los posibles miembros, no obligatoria. Nadie debería estar obligado a unirse a una comunidad específica.
Cómo se conectan los miembros de la CoP
El 88 % afirmó aprovechar las reuniones virtuales y el 47 % afirmó tener reuniones presenciales, lo cual es excelente. Sin embargo, solo el 67 % afirmó utilizar un foro de discusión en línea, lo cual es sorprendente. Los foros de discusión en línea son esenciales para cualquier comunidad con miembros en varias ubicaciones. También son valiosos para los miembros que comparten ubicación, ya que proporcionan un archivo de interacciones con función de búsqueda.
Porcentaje de empleados que participan activamente o contribuyen a las comunidades de práctica
En mi experiencia, el desglose típico de la participación comunitaria es el siguiente: el 90 % aprende prestando atención, pero nunca publica; el 9 % publica al menos una vez; y el 1 % publica más de una vez. Para obtener datos empíricos que lo respalden, consulte la regla general 90-9-1: ¿Realidad o ficción?
Casos de uso para aprovechar la IA para habilitar las comunidades de práctica
Mejorar el descubrimiento de conocimientos, las reuniones más inteligentes, el apoyo a la creación de contenido, los chatbots y los asistentes virtuales, impulsar la eficiencia mediante la automatización, apoyar el aprendizaje y el desarrollo, y la experimentación y la evaluación son ejemplos de buen uso. Y aquí hay diez más:
Entrenar : utiliza el historial de discusiones en hilo para entrenar el chat de GenAI. Respuesta a preguntas : la IA puede responder a consultas publicadas en discusiones en cadena buscando respuestas anteriores y mirando fuera de la comunidad. Resúmenes de hilos : la IA puede resumir hilos para extraer los puntos clave de discusiones largas. Resúmenes de llamadas : la IA puede escuchar y resumir las llamadas de la comunidad para beneficio de quienes asistieron y de quienes no pudieron hacerlo. Mentoría : la IA puede actuar como mentor para los miembros de la comunidad al asesorarlos basándose en discusiones pasadas, llamadas y contenido enviado. Etiquetado de hilos : la IA puede etiquetar hilos de manera consistente y agregar etiquetas que no son proporcionadas por quienes publican. Agregación : la IA puede monitorear la actividad en múltiples comunidades y agregar el contenido importante para que no se pierda. Reclutamiento : la IA puede encontrar miembros potenciales y sugerirles que se unan a comunidades relevantes. Moderación : la IA puede monitorear las discusiones en busca de lenguaje inapropiado, intercambios incendiarios e información confidencial que no debería discutirse y actuar rápidamente para brindar la solución deseada. Descubrimiento : la IA puede encontrar y compartir contenido externo relevante que los miembros de otro modo no podrían ver. Formas de recompensar y reconocer a las personas que participan en las comunidades de práctica
El reconocimiento público, parte de la evaluación del desempeño, las recompensas no monetarias, los factores que influyen en futuras decisiones de ascenso y las recompensas monetarias. Todas estas son excelentes maneras. Sin embargo, el 50 % informó que su organización no reconoce ni recompensa la participación. Si esto realmente significa ni reconocimiento ni recompensa, entonces es alarmantemente alto. Si solo significa que no hay recompensa, entonces es más comprensible. El 35 % reporta reconocimiento público, lo cual es positivo. Los demás resultados se sitúan en el 18 % o menos, lo que deja mucho margen de mejora.
A continuación se presentan cinco técnicas adicionales más detalladas:
Seguimiento de puntos de incentivo (por ejemplo, un punto por publicar en una discusión en línea) Clasificaciones competitivas (por ejemplo, una tabla de clasificación) Gamificación (por ejemplo, alcanzar mayores niveles de participación) Insignias digitales (por ejemplo, miembro de la comunidad, líder de la comunidad, principal proveedor de respuestas) Indicador de porcentaje de finalización (por ejemplo, se unió, se suscribió por correo electrónico, publicó, respondió una pregunta) Formas de evaluar formalmente la adopción y la participación en las comunidades de práctica
Número de asistentes a las reuniones de la CoP como porcentaje del total de miembros o público objetivo Número de contribuciones (por ejemplo, publicaciones, debates, respuestas, contenido) por período de tiempo Número de visitas a los sitios de CoP por período de tiempo (es decir, consumo) Número de contribuciones únicas (por ejemplo, publicaciones, debates, respuestas, contenido) por período de tiempo El 38 % informó no evaluar formalmente la adopción/participación en las comunidades de práctica. Esta cifra debe ser cercana a cero. A continuación, se presentan otras maneras de medir un programa comunitario:
Participación : Porcentaje de la población objetivo que es miembro de al menos una comunidad Cobertura : porcentaje de temas deseados cubiertos por una comunidad Salud : Porcentaje de comunidades que cumplen estos criterios (adaptelos según sea necesario): Al menos una publicación en un hilo de discusión en línea por semana Al menos una llamada, seminario web o reunión presencial por trimestre Al menos 100 miembros No quedan preguntas sin respuesta después de 48 horas Formas de evaluar formalmente el valor general de las comunidades de práctica
Calificaciones de satisfacción de los miembros de la CoP/resultados de la encuesta por período de tiempo designado Número de problemas/cuestiones resueltos por período de tiempo gracias a la participación en la CoP Número de activos de conocimiento (por ejemplo, prácticas comprobadas, lecciones aprendidas) producidos por CoP por período de tiempo Número de objetivos de la CoP alcanzados por período de tiempo El 46% informó que no evalúa formalmente el valor general de nuestras comunidades de práctica. Esta cifra debe disminuir significativamente. Los métodos mencionados anteriormente pueden ser útiles. La mejor manera de mostrar el valor de las comunidades es recopilando anécdotas:
Testimonios de miembros de la comunidad sobre el valor de la participación Historias sobre la utilidad de la comunidad Publicaciones agradeciendo a otros miembros por su ayuda. Recursos
Para escuchar más ideas de Stan sobre la investigación de APQC, regístrese para el seminario web de APQC KM del 13 de agosto de 2025 Desbloquee el poder de las comunidades de práctica: perspectivas de investigación y expertos .
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