Pautas para la organización de viajes y participaciones culturales de Agustina Bazterrica
- Para facilitar la organización de la participación de Agustina Bazterrica en ferias del libro, festivales literarios y otros encuentros culturales, compartimos algunas pautas básicas de logística y coordinación.
- Agradecemos mucho que puedan tenerse en cuenta al momento de planificar cada invitación.
1. Pasajes aéreos
- Para vuelos de hasta 3 horas, se solicita reservar un asiento en fila de salida de emergencia.
- Para vuelos de más de 3 horas, se solicita reservar un asiento en categoría Business o equivalente, que permita viajar con mayor comodidad.
- Siempre que sea posible, se agradecerá priorizar itinerarios con conexiones razonables y evitar escalas excesivamente largas.
- La reserva deberá enviarse con un mínimo de una semana de anticipación al viaje para confirmar que se cumplieron con las pautas.
- Se solicita incluir el equipaje necesario para el viaje, tanto de mano como despachado.
2. Traslados
- La organización deberá cubrir los traslados necesarios durante la estadía, incluidos los trayectos entre el aeropuerto, el alojamiento y las sedes de las actividades
- Agradecemos que estos traslados se coordinen con anticipación para que los desplazamientos sean cómodos y puntuales.
3. Alojamiento
- La organización deberá cubrir el alojamiento en una habitación individual con baño privado, en un hotel confortable y bien ubicado en relación con las actividades programadas.
- Las fechas de alojamiento deberán contemplar los horarios de los vuelos y la agenda de la autora. Si fuera necesario agregar noches por cuestiones logísticas, estas deberán ser cubiertas por la organización.
4. Alimentación
- Se solicita cubrir todas las comidas durante la estadía, incluidos desayuno, almuerzo y cena, así como la alimentación durante los traslados y las jornadas de actividades. La modalidad podrá coordinarse previamente, ya sea mediante comidas organizadas o una asignación destinada a cubrir estos gastos.
5. Honorarios
- Los honorarios por la participación se acordarán previamente, en función del tipo de actividad, su duración y las características de la invitación. El pago deberá realizarse antes del evento o, como plazo máximo, dentro del mes calendario posterior a su realización.
- Cualquier actividad adicional a la propuesta original deberá ser consultada y acordada con anticipación.
6. Agenda y coordinación de actividades
- Agradecemos que la agenda definitiva, junto con los pasajes y los datos logísticos del viaje, se envíe con un mínimo de 48 horas de anticipación.
- Será de gran ayuda contar con los horarios, la duración y las sedes de cada actividad, así como con los datos de las personas responsables de la organización.
- También se solicita contemplar tiempos razonables para los traslados y el descanso entre actividades, evitando, siempre que sea posible, agendas demasiado ajustadas.
- Cualquier modificación deberá comunicarse con la mayor antelación posible y coordinarse previamente.
7. Comunicación y persona de contacto
- Para facilitar la coordinación, agradeceremos que la organización designe una persona de contacto que pueda centralizar la información y resolver cualquier eventualidad antes y durante la visita.
8. Cambios y cancelaciones
- En caso de modificaciones o cancelaciones que afecten los pasajes, el alojamiento o los traslados, solicitamos que se comuniquen con la mayor anticipación posible.
- Los gastos adicionales derivados de cambios imputables a la organización deberán ser cubiertos por esta.
9. Cobertura de gastos
- Todos los gastos necesarios para concretar la participación —pasajes, alojamiento, traslados y alimentación— deberán estar cubiertos por la organización, de modo que la autora no tenga que adelantar dinero ni asumir gastos de su bolsillo.
- Agradecemos mucho el interés y la invitación, así como la consideración de estas pautas. La idea es que podamos coordinar cada participación de la mejor manera posible y que la experiencia resulte agradable y satisfactoria para todas las partes.
- Agustina Bazterrica